Nếu bạn là một CIO thì đây là một tin tốt: Chi tiêu cho IT dự kiến sẽ tăng 6,2% vào năm 2021, theo các nhà nghiên cứu tại Gartner, Garner dự đoán chi tiêu cho CNTT trên toàn thế giới sẽ đạt 3,9 nghìn tỷ USD trong năm 2021, tăng từ 3,7 nghìn tỷ USD năm 2020. Chuyển đổi kỹ thuật số cũng đang tăng tốc.
Tuy nhiên, bất chấp dự đoán có sự gia tăng trong tổng chi tiêu cho CNTT trong năm nay, các nhà lãnh đạo và cố vấn IT nói rằng họ phải tiếp tục theo dõi cẩn thận tiền của họ đi đâu. Thêm vào đó, dù có tăng trưởng ngân sách cho CNTT năm 2021 nhưng lại có sự thu hẹp của năm 2020, khiến mức tăng rất ít so với ngân sách trước đại dịch.
Tiết kiệm chi phí vẫn là trọng tâm hiện nay. Không phải CIO nào cũng sẽ có ngân sách tăng 6,3%. Theo báo cáo State of the CIO năm 2021 của CIO.com, chỉ 49% lãnh đạo CNTT mong chờ ngân sách của họ tăng lên, 39% còn lại ở mức như cũ và 12% chuẩn bị cho mức giảm trung bình là 18%.
Nhiều nhà lãnh đạo CNTT và cố vấn của họ nói rằng yêu cầu điển hình là làm nhiều hơn với ít ngân sách hơn vẫn được áp dụng với kỳ vọng tiếp tục mang lại hiệu quả.
Để làm được tất cả những điều đó, CIO cần có đủ kinh phí và phân bổ chi tiêu phù hợp. Tuy nhiên, xây dựng một ngân sách CNTT là một nhiệm vụ phức tạp. Sau đây, họ chia sẻ 10 sai lầm về ngân sách mà các CIO nên tránh.
Tầm nhìn hạn chế và chi tiết chồng chéo
Ngân sách IT ngày càng phức tạp và nhiều CIO phải vật lộn để hiểu được các chi tiết trong nhu cầu chi tiêu của họ. Các tổ chức tiếp tục có nhiều yêu cầu chi tiêu cho công nghệ. Các yêu cầu đó từ các đơn vị hoặc nhóm kinh doanh khác nhau và có đơn vị đó ngân sách chính họ. Có thể coi nó như một hộ gia đình trong đó mỗi thành viên đều có tài khoản riêng của mình, khiến việc tính toán tất cả các khoản chi tiêu trở nên khó chính xác. Các kịch bản như vậy dẫn đến chi phí trùng lặp, đầu tư quá mức vào một số lĩnh vực, thiếu tính chi tiết về về các khoảng đầu tư.
Các CIO nào có tầm nhìn tốt hơn về toàn bộ phạm vi chi tiêu và phát triển được kế hoạch chi tiết cho ngân sách sẽ có khả năng phân bổ ngân sách một cách hợp lý và hiệu quả.
Không vốn hóa chi phi khi có thể
Larry Wolff, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Wolff Strategy Partners, cho biết các CIO thường có thể vốn hóa nhiều ngân sách của họ hơn họ thường làm. Ví dụ, họ thường có thể vốn hóa tiền lương cho các lập trình viên và nhà phát triển được giao nhiệm vụ xây dựng sản phẩm mới thay vì để chi phí đó trong ngân sách hoạt động (operating budget).
Wolff nói: “Tôi đã từng làm việc ở nhiều công ty mà tôi không biết liệu họ có bao giờ nghĩ đến điều đó hay biết điều đó là hoàn toàn hợp pháp hay không”. Đồng thời lưu ý rằng thay đổi kế toán này có thể giúp thu lại số tiền đáng kể tại nhiều tổ chức. Tuy nhiên, việc hạch toán có thể phức tạp, vì vậy Wolff khuyến nghị các CIO và CFO cộng tác chặt chẽ để thực hiện đúng.
Vốn hóa không phù hợp
Mặt khác, các CIO có thể bị vốn hóa các chi phí không nên hoặc không thể chuyển chi phí vốn hóa sang chi phí hoạt động khi cần thiết. Kevin Haber, Giám đốc tài chính và cố vấn cấp cao tại công ty tư vấn quản lý Swingtide cho biết: “Nếu bạn có năm hoặc sáu người làm việc từ phát triển đến bảo trì và hỗ trợ, bạn đang nói về năm con số trong sự thay đổi đó, có thể là 10 nghìn đô la hàng tháng,” Kevin Haber, Giám đốc tài chính và cố vấn cấp cao tại công ty tư vấn quản lý Swingtide nói. “Và nó có thể trở nên tồi tệ về việc số tiền đó sẽ đến từ đâu khi sự thay đổi không được [lên kế hoạch].”
Haber khuyên các giám đốc điều hành nên tăng cường trao đổi thông tin về thời gian và kế hoạch chi tiêu cho các dự án đang hoạt động để tránh những vấn đề như vậy. Ông cảnh báo: “Bạn cần một quá trình xem xét tốt hơn các dự án hiện tại và các dự án đã lên kế hoạch sẽ được bắt đầu hoặc hoàn thành trong năm ngân sách. Bạn phải hiểu chúng sẽ ở đâu và khi nào chúng hoàn thành, chi phí là bao nhiêu và ai sẽ tiếp quản ngân sách và liệu họ có đủ không. ”
Không nắm bắt được tất cả các chi phí dự kiến
Các chuyên gia cho biết họ có một danh mục chi phí mà các CIO có thể và bỏ sót và các chi phí đó không được tính vào ngân sách. Ví dụ: các CIO thường không lập kế hoạch về thuế cho các giao dịch mua, không lên ngân sách chi phí lao động tạm thời hoặc ghi nhớ các hợp đồng dịch vụ tăng giữa năm.
“Bạn không muốn nửa năm trôi qua và nhận ra rằng mình không có đủ ngân sách để hoàn thành. Wolff nói, điều này khiến công việc kế toán phát điên khi bạn quay lại với chi phí lớn hơn đề xuất, ”Wolff nói, đồng thời cho biết thêm rằng những tình huống như vậy có thể làm tổn hại đến khả năng thiết lập niềm tin và uy tín của CIO với các đồng nghiệp trong ban điều hành. Tốt hơn hết là hãy cộng dồn những chi phí phát sinh đó khi xây dựng ngân sách còn hơn là để dành tiền sau này khi các hóa đơn đến hạn.
Chuyển đổi chi phí (và nghĩ rằng bạn đang tiết kiệm tiền)
Các CIO có thể chọn chargeback model hoặc quyết định để các chủ doanh nghiệp tính chi tiêu cho công nghệ của riêng họ, nhưng các CIO có những hạn chế về số tiền họ có thể chuyển sang ngân sách bộ phận khác. Ngay cả khi họ có thể và chuyển tiền đi nơi khác, họ không nên coi số đô la đó là tiền tiết kiệm của IT.
Rốt cuộc, tất cả số tiền đều nằm trong tổng ngân sách của tổ chức; Wolff nói, xoay quanh chi phí và coi đó là khoản tiết kiệm có thể làm tổn hại đến uy tín của CIO. Mặt trái của phương trình đó, Wolff cảnh báo các CIO về việc để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chuyển chi phí đáng lẽ nằm trong ngân sách của họ sang IT. Những động thái như vậy có thể củng cố quan điểm sai lầm rằng IT chỉ là một trung tâm chi phí với chi phí ngày càng tăng.
“Tôi đã thấy các điều đó và nó có thể trở thành một hình phạt đối với IT vì nó có vẻ như (chi phí) gia tăng; nó nuôi dưỡng nhận thức rằng IT không hoạt động để trở nên hiệu quả hơn, ”Wolff nói.
Gắn bó với các giải pháp tốn kém
Các CIO thường thanh toán các hóa đơn nhưng không xem xét xem liệu có giải pháp nào tốt hơn. Gregory J. Touhill, một giảng viên trợ giảng tại Đại học Carnegie Mellon, Đại học Heinz về Hệ thống Thông tin và Chính sách Công, nói. Do đó, họ tiếp tục trả tiền cho các công nghệ hiện có, mặc dù đã được chứng minh, có thể đắt hơn giá thay thế nó bằng một công nghệ hiện đại hơn.
Touhill đưa ra ví dụ trong việc sử dụng mạng riêng ảo (VPN). Khi đại dịch buộc các công ty phải cho phép làm việc tại nhà, nhiều CIO đã không xem xét kỹ các giải khác nhau để hiệu quả hơn.
“CIO nên luôn tìm kiếm những cơ hội và hầu hết các tổ chức đều dễ dàng chấp nhận những sáng kiến thay đổi này trong chính chu kỳ ngân sách; chu kỳ lập ngân sách có thể là cơ hội tốt nhất để bạn tiếp cận và đưa ra các đề nghị của mình, ”Touhill nói thêm.
Bỏ qua những hậu quả không mong muốn và chi phí của chúng
Các CIO cũng dễ dàng bỏ qua chi phí không được giám sát của các hậu quả không mong muốn do các lựa chọn công nghệ hiện có của họ. Touhill nói: “Có rất nhiều chi phí gián tiếp xuất hiện và những chi phí gián tiếp đó không được nắm bắt tốt và cũng không phải là những chi phí cơ hội bị mất liên quan đến những chi phí đó được nắm bắt chính xác”.
Anh ấy lại lấy ví dụ về VPN. Khi các công ty tăng cường sử dụng, họ thường gặp phải các chi phí liên quan khác – chẳng hạn như cài đặt máy khách trên hệ thống gia đình, vá các thiết bị cá nhân để đưa chúng lên các tiêu chuẩn cấu hình có thể chấp nhận được và trả tiền cho nhân viên helpdesk tăng cần thiết để xử lý sự gia tăng trong các cuộc gọi từ nhà nhân viên đang gặp khó khăn với quyền truy cập VPN. Đồng thời, tăng cường các nguồn lực cần thiết cho các vấn đề liên quan đến VPN đó có nghĩa là các vấn đề khác có thể mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp sẽ không được cung cấp ngân sách – một cơ hội bị mất đi mà doanh nghiệp phải trả giá.
Giữ theo chu kỳ hàng năm
Venkatesan khuyên các CIO nên kiểm tra chi phí cố định so với chi phí vận hành khi họ xây dựng ngân sách để có thể đưa ra quyết định sáng suốt về tối ưu hóa. “Đó là về tối ưu hóa và loại bỏ lãng phí. Có thể có nhiều thiết bị và giấy phép phần mềm hơn yêu cầu, mà chỉ đơn giản là không được sử dụng. Hoặc CNTT có thể có nhiều hợp đồng với các nhà cung cấp bên thứ ba khác nhau, có thể được hợp nhất với ít nhà cung cấp hơn để đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô, ”ông nói.
Công ty của Venkatesan, Everest Group, đã phát hiện ra rằng hầu hết các danh mục đầu tư IT của doanh nghiệp đều có tiềm năng giảm chi phí ít nhất từ 15% đến 20% thông qua các lĩnh vực như di chuyển qua đám mây tốt hơn và quản lý chi phí trên đám mây; tự động hóa và cải tiến quy trình; thương lượng lại giá với nhà cung cấp; các cam kết dịch vụ được quản lý với các nhà tích hợp hệ thống; tối ưu hóa cấu trúc giao hàng; và hợp lý hoá tài sản.
Đặt ra các kỳ vọng ngân sách cứng nhắc
Haber cũng ủng hộ việc có thêm hiểu biết sâu sắc về thực chất của chi tiêu cho IT, đặc biệt là khi nói đến chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ông thấy các CIO xây dựng ngân sách bằng cách đặt ra một kỳ vọng chung (tức là tỷ lệ phần trăm tăng lên trên các phòng ban hoặc yêu cầu cắt giảm tỷ lệ phần trăm cụ thể trên toàn diện) mà không tính đến chi phí cố định.
Cách tiếp cận này có thể tạo ra các cuộc tranh giành giữa năm để tìm, di chuyển hoặc cắt tiền, một cuộc tranh giành làm mất uy tín của CIO với CFO và những người khác trong ban lãnh đạo. Nó cũng có thể giới hạn số tiền mà CIO dành cho đổi mới và các sáng kiến khác có thể mang lại lợi nhuận cao hơn cho tổ chức.
“Các CIO phải hiểu thêm về những gì cố định và những gì thay đổi trong ngân sách để họ có thể thực hiện những cắt giảm một cách hợp lý và họ có thể định mức chi tiêu phù hợp trong các lĩnh vực” Haber nói.
Theo https://www.cio.com/article/3605093/10-it-budgeting-mistakes-to-avoid.html
